仕事の効率を高めるためには、整理整頓された環境が欠かせません。特に、デスク周りの整理術は、生産性向上に大いに影響を与える要素となります。
デスクが整然と整理されていると、思考もスムーズになり、集中力も向上します。そこで、本記事では、「効率アップのカギはデスク整理！キレイなワークデスクの整理術」と題し、効果的なデスク整理術についてご紹介します。
整理術のポイントや具体的なアイデアを通じて、皆さんの仕事環境を整え、生産性を最大限に引き出すお手伝いができればと思います。
さあ、一緒に整理整頓の効果を体感し、充実した仕事ライフを手に入れましょう！
散らかるワークデスクの３つの特徴
ワークデスクをキレイにすると起きるメリット
ワークデスクをキレイにすると、どのようなメリットがあるか紹介していきます。
物を探す時間の節約になる！
デスクがキレイに整理されていないと、物を探す時間がかかってしまいます。
ペンやハサミを探すことに時間がかかってしまった経験がある人は多いと思います。
仕事をする上でも、サッと用意できる状態になっていれば効率が上がっていきます。
仕事に集中できる
目に入るものが多いと、集中力が途切れやすくなってしまいます。
目の前には今取り組むべき内容のものしか置かないようにしてみましょう。
デスク周りがゴチャゴチャしているとそれだけでやる気が出なくなってしまうこともあるので、いつでもキレイな状態にして仕事の効率も上げていきましょう！！
ストレスを減らし余裕が持てる
物を取り出すときもスムーズで、デスクの上がキレイな状態であれば十分なスペースも確保できます。また、探すことに時間を奪われなければ計画通りに仕事が進めることにつながっていきます。
余計なストレスに振り回されずに仕事を進めることができれば心にも余裕が生まれていきます。
デスク整理術の前の２つのヒント
整理術の紹介をする前に、習慣にするとよりキレイなワークデスクになるヒントを紹介します。
- 不要なものは捨てること！
忙しいと目の前にある仕事に追われ、重要度の低いものは後回しにしてしまいがちですが、不要になった書類など『捨てる』こと『片付ける』ことをしっかりしましょう。
不要なものが整理されると、今の仕事に集中できるようになります。 - 毎日終業時に整理する！！
置きっぱなしのものはないか、明日の仕事を始める時にスムーズに始められる状態になっているか？整理整頓の習慣をつけていきましょう。
キレイなワークデスクの整理術
キレイなワークデスクは、仕事の効率だけでなく心にも影響があることがわかってきましたね。ここからは実際に整理術を紹介していきます。
デスクにある物を分類する
- 用途や目的別に分ける
- 要るもの、要らないものを分ける
デスクは物置ではなくワークスペースなので、現在の業務で使用するもの以外は収納場所を確保するようにしましょう。
・デスク周りにあるものを全て出し持っているものを可視化しましょう
必要なものと不要なものに分ける
・書類は、紙での保存が必要なもの以外は、データとして保存がおすすめです。
書類がデータになることで検索して探すことが可能になります。
スキャナーでPDF化やスマホから撮影した画像もPDFにできるアプリもあります！
・紙の書類は案件ごとにファイリングし、見出しを付けましょう。
ひと目で必要な書類を探すことができるようにしたり、重要なものや種類別に分けて見出しをつけたりして保管しましょう。
今使うものはワークデスクの取り出しやすいところにしまう
今使うものはデスクの上に置いておくとスムーズに取り出すことができます。
業務によく使う文房具なども立てて置くとスムーズに取り出すことができます。
すぐ利用するものは平積みでも良いのですが、なるべく立てて置くと圧迫感がなくデスクを使用することができます。
文具の定位置をつくる
引き出しのあるデスクでは上部の方に文具の定位置を作り、元の位置に戻す習慣をつけるようにしましょう。
引き出しの中は仕切りやケースで分割し、使用頻度が同じくらいのものを同じスペースにしまう。
配置は、使用頻度が高いものが手前になるようにすると、出し入れも不便を感じにくくなります。
書類の収納はステータス別に分ける
- 要対応
- 対応済み 要保管
-
対応済み 保管不要
「要対応」は、現在取り掛かるべき内容のものはすぐに取り出せるところにおきましょう。
マグネットで目の前に掲示させておいたり、
目立つ色のクリアファイルに入れておいたり、書類をトレーの一番上に置いたり、
「見える状態」を作っておくと良いでしょう。
「対応済み」保管する書類は、種類別にして保管場所に移動させると良いでしょう。収納にはトレーやボックスなどがあります。
トレーは、今すぐ取り掛かる場合の書類に向いています。
保管する場合はボックスにしまうと良いでしょう。
「対応済み」保管不要の書類は、できるだけ処分しましょう。
スキャナーでPDF にしたり、スマホで撮った画像でもPDFにできるものもあります。紙にしておく必要がないものはデータ化していきましょう！！
片付けが苦手な人は要因を考えてみよう
「片付けられない自分」ではなく「片付けの仕組み」を変えてみましょう！！
すぐ散らかる原因は、「めんどくさい」
1.物を戻す場所がデスクから遠くてめんどくさい
→使った場所に置きっぱなしにしてしまう、また使うからと戻さないで置いてしまう。
Point デスク周りで使う用途のものであれば、デスク周りに収納場所を作ってみましょう！！
2収納場所が引き出しの奥など開ける動作がたくさんある
→戻すまでの動作が面倒になり一時的に置く場所ができてしまう
Point 使用頻度が高い場合は取り出しやすい場所に置くようにする
3.使った物を戻す場所が決まっていない、思い出せない
→戻す場所が複数存在したり、家族で戻す場所が違かったり、場所が思い出せないなど定位置が決まっていない。
Point 戻す場所が予想できるような状態、誰もがわかる場所にできればベスト！
4.収納場所に収まらないなど動作にストレスを感じる
→しまう作業がストレスになり、収納をあきらめてしまう
Point 収納量やサイズを考慮した置き場所を作って上げることが大事
めんどくさいを解決する方法
Point 収納を複雑にしてしまうと戻せなくなる傾向がある場合は
ポイっとすぐ戻せる収納を考えてみましょう
・ズボラさんにぴったりな”投げ込み式”
・とってつきA４ケース
Point 場所は適正なのか考えてみましょう。
使う場所や用途は何か？
Point 同じような用途の物をバラバラに収納して戻す場所が
どこかわからなくなっていないか考えてみましょう。
めんどくさがりさんが楽に収納できるアイテムもたくさん出ているので
一人一人に合うアイテムを探すのも楽しいですよね！！
まとめ
デスク周りを常にキレイにしておくのには、書類のファイリングや終業時に使ったものは片付けるなど習慣化が大事になってきます。
めんどくさいと思うこともあると思いますが、収納の仕方を工夫して
変えていくのもいいかもしれません！
仕事の効率アップのためにも取り入れてみてください！！
